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La Comunicación en la Negociación

¿Usted se comunica cuando habla, o sólo hace ruido? ¿Lo que está escrito aquí es comunicación o sólo ruido?

La comunicación es esencial para el éxito de una negociación. Su objetivo debe ser decir las cosas correctas de las formas correctas en los momentos correctos, y escuchar. Lo que dice debe entenderse ya que usted está intentando
ser efectivo. Decir lo correcto de forma correcta es necesario para que su mensaje sea entendido. Escuchar a las otras partes es necesario para que usted diga lo correcto en los momentos correctos. La comunicación
es un proceso de dos vías.

La comunicación es la transferencia efectiva de lo que se desea expresar. Si la transferencia no cumple este propósito, entonces es sólo ruido. El proceso de comunicación puede ser entendido en partes. El ruido puede surgir en cualquiera de las partes y a partir de varios factores. Sin embargo, mucho del ruido proviene de las diferencias interpersonales en los aspectos clave de la personalidad que ya hemos analizado.
Por naturaleza tenemos la capacidad de interactuar con aquellos
individuos que son más parecidos a nosotros. Cuanto más tengamos en común en términos de cómo asimilamos la información, la procesamos, y estructuramos el mundo exterior, más fácil será comunicarnos.
De hecho, las relaciones cercanas y duraderas son generalmente las que se dan entre personas que comparten algunos rasgos y características de personalidad y temperamento así como ciertos valores.

Nuestras actitudes y percepciones corrigen los mensajes que escuchamos de los demás. Tenemos los mayores malentendidos y el mayor riesgo de conflicto con quienes difieren de nosotros.

Los principios de la comunicación efectiva se dividen en cuatro categorías generales: (1) escuchar, (2) hablar, (3) filtrar, y (4) observar. Las primeras dos son relevantes sin importar quién se encuentre al otro lado del proceso de comunicación. Las últimas dos son especialmente importantes cuando con quien estamos comunicándonos es lo menos parecido a nosotros.

El proceso de comunicación

Puede ser analizado por etapas. Un mensaje fluye a través de los siguientes pasos o subproceso: la fuente, la codificación, el canal, la decodificación y el receptor (Berlo 1960). La fuente es la persona que origina el mensaje. Esa persona lo codifica, es decir, lo estructura de acuerdo a lo que entiende. El canal es el medio a través del cual se envía el mensaje, ya sea la palabra hablada, la palabra escrita, o un medio electrónico, y el lenguaje corporal. La decodificación es la interpretación y comprensión del mensaje por parte del receptor. Mucha supuesta comunicación para ahí. Para asegurar que la comunicación de verdad ha ocurrido se necesita un paso más: la retroalimentación.

Si el receptor reenvía el mensaje como confirmación de lo que entendió y la retroalimentación coincide con lo que se había previsto, podemos estar seguros de que ha ocurrido una comunicación. Sin embargo, si el remitente original, o fuente, no escucha la retroalimentación, nadie sabrá si la comunicación ocurrió o no. Por consiguiente, escuchar
es fundamental para la comunicación. El ruido puede ocurrir en cualquier momento, aun en la retroalimentación.

Tendemos a codificar los mensajes de acuerdo a nuestra propia forma de asimilar la información y están sujetos a nuestras propias perspectivas y sesgos. Algunas veces usamos atajos y códigos que son familiares para nosotros mas no para otros. Nuestras personalidades, cultura, idioma y actitudes pueden crear ruido y presentar barreras en
la comunicación. A veces vemos y escuchamos lo que queremos ver y escuchar, ¡a pesar de la claridad del mensaje!

¡La comunicación es difícil! Cuantas más personas estén involucradas en el proceso, mayores serán las complejidades y las oportunidades para el ruido. Algunos canales son más ricos que otros. La comunicación directa, cara a cara, es la más rica; nos brinda las mejores fuentes de información así como las mejores oportunidades para una retroalimentación inmediata, ya que empleamos el lenguaje verbal y el corporal. Las negociaciones se conducen mejor cara a cara. En la comunicación telefónica encontramos el tono verbal y la retroalimentación inmediata, pero no el lenguaje corporal. La comunicación escrita debe tomarse con especial cautela para evitar ofensas no intencionadas o significados equívocos.

Existen reglas que si seguimos nos ayudarán a desempeñarnos mejor. Podemos darnos cuenta de cómo codificamos y decodificamos mensajes. Podemos aprender a escuchar y a hablar de manera efectiva así como a pedir y dar retroalimentación. Podemos filtrar nuestros mensajes de manera que ayuden a que el otro los comprenda. Podemos observar. Por último, a medida que sigamos esas reglas, podemos aprender más sobre la percepción. Hablaremos de las otras complejidades de la percepción más adelante.

Reglas para escuchar efectivamente en la negociación.

Los buenos negociadores, como los buenos comunicadores, en general son oyentes activos. La mayoría de nosotros, sin el entrenamiento y la práctica, somos oyentes relativamente mediocres. Los extrovertidos tienen una dificultad particular para desarrollar las habilidades auditivas. Escuchar en silencio, por otra parte, es algo natural en los introvertidos.
✓ Hable menos y escuche más.
✓ Busque nueva información.
✓ No deje de escuchar antes de que la otra persona termine de hablar, no suponga lo que va a decir.
✓ No deje de escuchar para recordar lo que quiere decir después.
✓ No asuma que sabe lo que la otra persona quiere decir.
✓ No interrumpa.
✓ Si no entiende algo, dígalo.
✓ Muestre interés. Reclínese hacia adelante, asienta, o sonría.

Reglas para hablar efectivamente en la negociación.

Las siguientes reglas deben adoptarse como los lineamientos generales que permeen todos sus mensajes de negociación:
✓ No responda una pregunta si no está preparado.
✓ No responda una pregunta que no ha sido hecha, a menos que esté seguro de que ayudará al proceso de un entendimiento mutuo.
✓ No tema responder una pregunta con otra.
✓ No responda una pregunta si el momento no conviene a su estrategia,
pero prometa contestarla más tarde.
✓ No haga una pregunta que pueda provocar una pregunta recíproca
si no se siente listo o preparado para responderla.

✓ Después de hacer una pregunta, deténgase, cierre la boca y abra sus oídos
para que la otra persona pueda contestar y ¡usted pueda escuchar!
✓ Ocasionalmente haga una pregunta cuya respuesta conozca para
así corroborar la veracidad del otro.
✓ Repita o resuma lo que ha entendido de lo que la otra persona ha
dicho.
✓ Manifieste su entendimiento y aprecio por la postura del otro.
✓ No sea ofensivo o grosero.
✓ Hasta que esté listo para concordar, utilice enunciados condicionales
e hipotéticos.
✓ No diga cosas para presumir.
✓ No tema parecer tonto.
✓ No tema quedarse callado.

Si le sorprende la regla que dice: No tema parecer tonto, tenga presente que parecer tonto no es lo mismo que ¡ser tonto! Muchas veces no buscamos que nos aclaren las cosas debido a este miedo. Es poco probable que su contraparte piense que usted es tonto por pedir información. No obstante, si eso ocurre, usted tendrá una ventaja.

Porque desde la creación del mundo, sus atributos invisibles, su eterno poder y divinidad, se han visto con toda claridad, siendo entendidos por medio de lo creado, de manera que no tienen excusa. Romanos 1:20

Extraído del libro: Técnicas de Negociación y Resolución de Conflictos, Barbara A. Budjac Corvette.

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Author: Logos Empresarios

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