Ideas prácticas para manejar la internet en su lugar de trabajo
“Me atrapó la Red …”
…me dijo Juan Carlos cuando me llamó esta mañana. Ahora está “en la calle”, sin trabajo, y quiere que le ayude a conseguir un lugar donde ganarse el pan para él y su familia.
Juan Carlos es un empleado muy capaz e inteligente. Es interesante notar que no fue víctima de la globalización, de los movimientos de fusión por parte de las multinacionales ni de la mala economía del país. Fue víctima de su propio uso y abuso de un milagro de la tecnología moderna: la World Wide Web (la “Red”).
Un estudio realizado por la compañía Websense Inc. entre 224 empresas a lo largo y ancho del país indicó que hoy en día por lo menos dos de cada tres negocios en EEUU han tenido que reprender a empleados por abusar del uso de la internet en su lugar de trabajo. Por lo menos uno de cada tres ha dejado gente en la calle por el mismo motivo.
La tecnología que por un lado debe ayudarnos a ser más eficientes en nuestras tareas diarias, por el otro está amenazando con crearnos problemas de productividad, problemas de relaciones públicas y hasta problemas legales de juicios multimillonarios.
Un informe dado a conocer por Newsbytes.com indica que más del 55% de las empresas norteamericanas admiten que sus empleados malgastan el tiempo de trabajo “surfeando” la Internet. En algunos casos, incluso por aguas bastante profundas.
En un estudio realizado por Greenfield Online NetPulse se descubrió que:
- Aproximadamente el 42% de los empleados visitan la web durante sus recreos.
- El 32.6% lo hace sin tener ningún objetivo en particular.
- Los varones tienen una tendencia veinte veces mayor que las mujeres a bajar material pornográfico.
- Aquellos empleados que ganan entre $75,000 y $100,000 al año tienen el doble de probablilidad de bajar pornografía de la internet que aquellos que ganan menos de $35,000.
Helen D’Antoni, en un artículo escrito para InformationWeek Online, indica que la mayoría de los empleados en EEUU derrochan hasta tres horas semanales usando la web para fines personales en sus lugares de trabajo. El correo electrónico, que se supone debe proveer a los trabajadores con una forma más efectiva de trabajar en grupos, se ha convertido en estos días en el “conventillo virtual” o el “café de la esquina” al alcance de cada empleado.
Además de intercambiar notas sobre el trabajo que estén realizando, el día de hoy los empleados también envían notas personales, chismes de la farándula, y archivos con gráficos y movimiento que ahogan los discos duros de sus computadoras. Lo que es peor: los empleados en estos días intercambian chistes y materiales de naturaleza delicada que están colocando a sus empresas en una posición vulnerable para ser llevadas a juicio.
Ese fue el caso de la compañía Chevron, que tuvo que pagar más de 2 millones de dólares en 1995 a un grupo de empleadas que se sintieron ofendidas por los mensajes electrónicos subidos de tono que circulaban en la compañía. Desde entonces, empresas como Blue Cross recuerdan a sus empleados cada vez que encienden su computadoras que la organización prohíbe el envío de material de contenido ofensivo a través de su sistema de correo electrónico.
El número de dueños de negocios y empleadores que se están preocupando por el uso que sus empleados le están dando a este increíble medio de comunicación está en aumento. El estudio de Websense, dado a conocer apenas unos días después de que grandes compañías como Xerox y The New York Times dejarán en la calle a un número respetable de trabajadores a causa de estos problemas de “irresponsabilidad virtual”, indica que casi el 66% de las compañías estudiadas muestran algún tipo de preocupación por el uso que sus empleados están haciendo de la internet.
La mayoría de las empresas (se calcula un 82.6%) ya tienen reglas y regulaciones para el uso de la Internet. Muchas, como Met-Life por ejemplo, quieren evitar tener problemas con los lugares que visitan sus empleados y por eso han comprado programas para bloquear lugares inapropiados en la Internet. Otras, están poniendo en las manos de los gerentes la responsabilidad de sobrevenir el uso que hacen los empleados tanto del servicio de correo electrónico como la de la Red y de la Internet en general.
A continuación hay algunas cosas que podemos hacer para asegurarnos que nuestros empleados maximizan su tiempo de trabajo:
- Recuerde a sus empleados que el correo electrónico, como el teléfono, le pertenece a la organización empleadora. Deberían tener las mismas reglas de uso con fines de negocios y personales.
- A diferencia del teléfono, sin embargo, el correo electrónico no es de naturaleza privada. Una vez que se ha enviado un mensaje, teóricamente, cualquier persona en el mundo puede leerlo. No se debería escribir nada en un e-mail que uno no esté dispuesto a decir en público, frente a una audiencia.
- Cada vez que el empleado envía un mensaje electrónico lo hace con el “sello” de la compañía que lo emplea. Esos mensajes deben, entonces, reflejar la política y el carácter de la empresa.
- El dueño del acceso a la internet debería tener ciertas normas, reglas y regulaciones escritas en el manual del empleado tanto para los mensajes electrónicos como para el uso de la Web (la “Red”). Ese tipo de medida preventiva puede salvarle el negocio.
- También existen formas de observar los lugares virtuales que visitan los empleados. Se debe recordar que uno no debe esperar la misma privacidad en el lugar de trabajo que uno tiene en casa. La privacidad pertenece a nuestra vida como individuos en nuestro hogar. Cuando llegamos al trabajo, tanto las llamadas telefónicas como nuestra actividad a través de las computadoras pueden ser monitoreadas por el empleador.
- Las reglas impuestas por la empresa deben ser recordadas con cierta regularidad a los empleados. Existen formas de hacerlo cada vez que un empleado, por ejemplo, enciende su computadora.
- Existen compañías que han desarrollado una gran variedad de programas que filtran el acceso a la internet y no permiten que los empleados visiten ciertos lugares que pueden ser catalogados como moralmente dudosos. La compañía Websense, por ejemplo, provee un servicio que ha identificado a más de 153,000 de estos lugares peligrosos en Internet. Se espera que para finales del 2001 más del 65% de las empresas de EEUU tengan algún tipo de filtro colocado en sus sistemas.
En general, la razón principal por la que cada vez más negocios están tomando este tipo de medidas no tiene la intención de maltratar a los empleados o de simplemente limitar sus libertades individuales. La razón principal tiene que ver, como dice D’Antoni, con la idea de “prevenir antes de curar”; con evitar, antes de que sea demasiado tarde, la pérdida de empleados capaces, inteligentes y trabajadores que, como mi amigo Juan Carlos, están cayendo presas de las trampas que les tiende, hoy más que nunca, el correo electrónico y la mundialmente conocida “Red” de la Internet.
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