Compartir un almuerzo, es un buen medio de comunicación. No sólo en el ámbito empresarial, sino que, cada vez que invitamos a otra persona a disfrutar de un aperitivo, estamos trasmitiendo el mensajes de que queremos aprender más de ella.
Las relaciones personales muchas veces son conexiones divinas. Muchas nuevas relaciones, se forman a raíz de workshops, desayunos, conferencias y otros tantos eventos.
Pero … ¿Qué es un evento? ¿Cómo se organiza uno? ¿Qué características tiene un evento que lo diferencia de otro?
En este artículo aprenderás a grandes rasgos acerca de estas interrogantes.
Comencemos con lo básico. Un evento es un acontecimiento único e irrepetible que se lleva a cabo en un momento puntual en el tiempo y que tiene objetivo prefijado.
Organizar un evento, es coordinar de manera planificada las actividades de un grupo de personas que desea lograr un propósito en común, a través de ciertas normas y reglas implementando para ello, la división de tareas.
Ésta coordinación, tiene como desafío el desarrollo de 3 etapas: la organización y planificación, de acuerdo a un cronograma, la ejecución del evento en el tiempo real y la etapa de evaluación, balance, conclusiones de lo realizado.
En el ámbito de la organización de eventos, existen diferentes tipos según el fin que se pretende alcanzar, sea desde un enfoque académico, cultural, empresarial o social. Pero, en definitiva, es más fácil hacer conexiones cuando se comparte algo en común.
Veremos juntos, algunos ejemplos de eventos que puedes considerar realizar en estos tiempos:
1 ) Workshop
Se asocia con el término en inglés: taller de trabajo intensivo. El workshop es utilizado para adquirir nuevos conocimientos o habilidades.
Puede existir uno o varios exponentes que actúen de moderador. Los asistentes pueden capacitarse sobre un tema de forma intensiva, no solo haciendo preguntas, sino que se involucran activamente, generando un intercambio de información y retroalimentación, de manera práctica. Se estima que su duración sea de 2 a 4 horas.
2) Webinar /Webinarios
El término nace de la conjunción de Web y Seminario. Se utiliza para llevar a cabo una charla, conferencia o un curso, a través de videos grabados o sesiones en vivo en la Web. Por lo general, se recurre a un webinar, como una manera de vender un producto o servicio, promoviéndolo y ofreciendo algún beneficio especial.
En el webinar, el conferencista, imparte una charla, sobre una temática en particular, donde es seguido por el usuario potencial, quién debió inscribirse con anterioridad para poder asistir. Entonces, para realizar un webinar podemos decir que se deberá no solo tener un conferencista y un tema, sino elegir una plataforma, establecer una fecha límite para registrarse, captar a los posibles usuarios y divulgarlo en las redes sociales.
Durante el webinar, la comunicación con el conferencista se realiza a través del chat, audio y/o video, con la intención de tener un feedback de los participantes. La duración ideal es de 1 hora.
3) Seminario
El Seminario, es un evento para difundir conocimientos sobre una temática en particular, donde también pueden existir uno o varios exponentes, que son realmente especialistas en el tema. Tiene una duración un poco más extensa que la de una conferencia o una charla. Incluso, pueden desarrollarse en varias jornadas de 2 o 3 horas. Los asistentes a los seminarios deben tener cierta información sobre el tema en cuestión.
Este evento puede realizarse, en un local físico como en una plataforma virtual. En el caso de realizarse bajo instalaciones físicas, al igual que en el workshop, puede agregarse un coffee- break para generar otra oportunidad de relacionarse mediante una pausa.
4) Desayuno de trabajo
Como su nombre lo indica, el horario ideal es entre las 8 y las 11 Am, con una duración entre una hora y media, no más de tres horas. Puede llevarse a cabo, en la sala de reuniones de manera interna o en salón de algún hotel, cuando tiene un enfoque más externo. Es un ámbito más privado, donde lo ideal son entre 6 a 8 personas. Consta de una infusión, té, café, y una mesa buffet, con bocadillos, sin tener la necesidad de utilizar cuchillo.
5) Bruch
El Brunch, toma como base la fusión del breakfast y el lunch, con la intención de suplir el almuerzo. El horario a desarrollarse es entre las 11 am y las 14 pm. Se sirve, café, yogurt, tostadas, jugo y todo lo típico del desayuno, sumado a algunas opciones de almuerzo con sándwiches, bocados u otras exquisiteces. La duración estimada es de no más de una hora.
6) Cóctel (Aperitivo)
El Cóctel, es un evento de no más de 2 horas, que se lleva a cabo antes de la cena. Puede realizarse entre las 19 y las 21 hs. Se puede adaptar para muchas ocasiones; aniversarios, inauguración, despedida, lanzamiento de productos, apertura o cierre de congresos, graduaciones, entrega de premios y diplomas, entre otros.
La principal característica consiste en “comer de pie”. Se distribuyen mesas de apoyo tipo “islas” por el lugar de reunión. Se presenta la comida en bandejas que los mozos van sirviendo al pasar. Se ofrecen bebidas tradicionales, como jugos y bebidas sin alcohol. Todos los bocadillos que se sirve deberán poder agarrarse con los dedos, como por ejemplo, canapés, sándwiches, croquetitas u otros especialidades calientes. Se estima una cantidad de entre 8 a 10 bocados por persona.
Lo versátil de mundo de los eventos, es que se puede enlazar la experiencia empresarial con lo social, y volver cada ocasión en una nueva oportunidad de conexión e intervención divina.
La Escritura afirma en Proverbios 13:20 (NVI) que “El que con sabios anda, sabio se vuelve; el que con necios se junta, saldrá mal parado.”
Te animo a “abrir las puertas” a las relaciones que Dios pueda estar dándote a través de algún evento en particular. Sin duda, buscando siempre Su dirección en cada paso del negocio, él se encargará de conectarte con las personas indicadas, en el momento oportuno.
Si este artículo te fue útil, te invito a que nos dejes tus comentarios para conocer más sobre como Dios intervino en las conexiones a través de algún evento.
((Si te interesa conocer más sobre este tema, puedes escribirme a [email protected] y con gusto intentaré asesorarte.))
Lorena Imaz, organizadora de Eventos Sociales y Corporativos
